Automatisches Einlesen von E-Mails als Vorgang

Die Grundidee dieser Neuerung ist für folgende Situationen gedacht:

• Mitarbeiter, die keinen aktiven Zugang (Lizenzstring) für Tau-Office besitzen und auch nicht damit arbeiten
• Mitarbeiter, die von unterwegs einen Vorgang einfügen möchten und gerade keinen Zugriff auf Tau-Office besitzen

Ein Mitarbeiter kann von unterwegs eine E-Mail an Tau-Office senden, die anschließend dem entsprechenden Kundenbetreuer – entweder sich selbst oder eben dem entsprechenden Ansprechpartner, welcher Tau-Office nutzt – zugeordnet wird.

Voraussetzung:

Um diese Einstellungen vorzunehmen, muss das Zugriffsrecht „E-Mails automatisch einlesen“ im Bereich „Startmaske“ aktiv sein.

 

1. Einstellungen für den E-Mail Empfang

Zu allererst müssen die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden.

Gehen Sie dafür im Menü auf „Optionen“ -> „Allgemeine Einstellungen“ -> Register „E-Mail“.

Unten links finden Sie die Optionen für „Einstellungen für den E-Mail Empfang“.

Als Benutzername müssen Sie eine spezielle E-Mail-Adresse erstellen, die in keinem anderen Zusammenhang genutzt wird.

Hinweis:

Bitte wenden Sie sich für die E-Mail-Adresse und auch die weiteren Einstellungen an Ihre EDV.

 

2. Zuordnung

Im nächsten Schritt müssen die eingehenden E-Mails dem entsprechenden Tau-Office User zugeordnet werden.

Eine Zuordnung der eingehenden E-Mail erfolgt anhand der Absenderadresse.

Nur mit einer konkreten Zuordnung kann der entsprechende Benutzer den Vorgang auch erhalten.

Klicken Sie dafür auf den Button „E-Mail-Adressen verwalten“. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Adresse und Zuordnung zu erfassen.

In der Spalte „Von“ wird der E-Mail-Absender bzw. die Absenderadresse erfasst.

Sie können jeden Mitarbeiter auswählen, der folgende Kriterien erfüllt:

• Der Mitarbeiter muss in Tau-Office angelegt Er muss jedoch keinen Lizenzstring besitzen. Ein Häkchen bei „Aktuell“ im Menü unter „Fenster“ -> „Mitarbeiter“ muss gesetzt sein.
• Im selben Menü im Register „Vertragsdaten“ muss im Bereich „Daten zur Arbeit“ die E-Mail Adresse hinterlegt sein. Nur wenn bei einem Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, kann eine Zuordnung für den Import von E-Mails erfolgen.

In der Spalte „An“ wählen Sie den Kundenberater aus, der den Vorgang erhalten soll. Wichtig ist hierbei, dass dieser Mitarbeiter aktiv mit Tau-Office arbeitet, also einen aktiven Lizenzstring besitzt.

Hinweis:

Auch hier muss bei dem Feld „Aktuell“ in den Mitarbeiterdaten ein Häkchen gesetzt sein. Es ist jedoch nicht relevant, ob eine E-Mail Adresse hinterlegt wurde.

Hinweis:

Der E-Mail Absender muss also nicht derselbe Mitarbeiter sein wie jener, der den Vorgang erhält.

So können externe Mitarbeiter Vorgänge z.B. an eine Verwaltungskraft schicken, die alles in Tau-Office bearbeitet.

 

3. Zuordnung einer E-Mail Adresse für mehrere Mitarbeiter

Es ist möglich, dass eine E-Mail Adresse mehreren Mitarbeitern zugeordnet wird. Dadurch kann gewährleistet werden, dass eingehende E-Mails in Tau-Office zügig bearbeitet werden, da der Mitarbeiter, der sich als erstes im System anmeldet, die E-Mail übertragen bekommt.

Beispiel:

Alle E-Mail am info@mustermail.de, die an mail@to.de gesendet werden, sollen von mehreren Benutzern in Tau-Office empfangen werden können.

In diesem Fall wird in der Spalte „Von“ die entsprechende E-Mail mehrfach hinterlegt.

In der Spalte „An“ werden die entsprechenden Mitarbeiter ausgewählt.

Derjenige, der zuerst die E-Mails im Programm synchronisiert oder Tau-Office startet, erhält dann den Vorgang.