Wie stelle ich den E-Mail-Empfang ein?

Zu allererst müssen die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden.

Gehen Sie dafür im Menü auf „Optionen“ -> „Allgemeine Einstellungen“ -> Register „E-Mail“.

Unten links finden Sie die Optionen für „Einstellungen für den E-Mail Empfang“.

Über die Schaltfläche „Empfang allgemein“ können die Informationen zu dem E-Mail-Account eingetragen werden. Tau-Office liest dann die E-Mails dieses Postfaches automatisch ein.

Als Benutzername müssen Sie eine spezielle E-Mail-Adresse erstellen, die in keinem anderen Zusammenhang genutzt wird. Wie zum Beispiel mail@Kunde.de. (Kunde.de entspricht in dem Fall Ihrer Domain Adresse)

Legen Sie ein neues Postfach (mit Hilfe Ihrer IT) an. Damit ergeben sich auch die Einstellungen in der oben gezeigten Maske. Wenn Sie alle Informationen hinterlegt haben, klicken Sie auf Speichern.

Testen Sie nun das Postfach, indem Sie aus Ihrem Mailsystem eine Mail an die neu eingerichtete Adresse (in unserem Beispiel an Mail@Kunde.de) schicken.

Diese Email wird – inkl. sämtlicher Anlagen – in Ihrer Tagesansicht angezeigt.

Beachten Sie bitte, dass das Einlesen in Tau-Office nur in Intervallen von 5 Minuten (Standard, einstellbar siehe unten)  erfolgt. Es kann also ein bisschen dauern.

 

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass Ihre Absenderadresse auch in Tau-Office hinterlegt sein muss. (siehe dazu auch die Anleitung unten)

 

Im nächsten Schritt müssen die eingehenden E-Mails dem entsprechenden Tau-Office User zugeordnet werden.

Eine Zuordnung der eingehenden E-Mail erfolgt anhand der Absenderadresse.

Nur mit einer konkreten Zuordnung kann der entsprechende Benutzer den Vorgang auch erhalten.

Klicken Sie dafür auf den Button „E-Mail-Adressen verwalten“.

Es öffnet sich ein neues Fenster.

Klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Adresse und Zuordnung zu erfassen.

In der Spalte „Von“ wird der E-Mail-Absender bzw. die Absenderadresse erfasst.

Sie können jeden Mitarbeiter auswählen, der folgende Kriterien erfüllt:

• Der Mitarbeiter muss in Tau-Office angelegt Er muss jedoch keinen Lizenzstring besitzen. Ein Häkchen bei „Aktuell“ im Menü unter „Fenster“ -> „Mitarbeiter“ muss gesetzt sein.
• Im selben Menü im Register „Vertragsdaten“ muss im Bereich „Daten zur Arbeit“ die E-Mail Adresse hinterlegt sein. Nur wenn bei einem Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, kann eine Zuordnung für den Import von E-Mails erfolgen.

In der Spalte „An“ wählen Sie den Kundenberater aus, der den Vorgang erhalten soll. Wichtig ist hierbei, dass dieser Mitarbeiter aktiv mit Tau-Office arbeitet, also einen aktiven Lizenzstring besitzt.

 

Hinweis:

Auch hier muss bei dem Feld „Aktuell“ in den Mitarbeiterdaten ein Häkchen gesetzt sein. Es ist jedoch nicht relevant, ob eine E-Mail Adresse hinterlegt wurde.

 

Hinweis:

Der E-Mail Absender muss also nicht derselbe Mitarbeiter sein wie jener, der den Vorgang erhält.

So können externe Mitarbeiter Vorgänge z.B. an eine Verwaltungskraft schicken, die alles in Tau-Office bearbeitet.