Rechnungsversand per E-Mail

Einstellungen

Um den Rechnungsversand per E-Mail freizuschalten müssen Sie unter "Optionen" -> "Allgemeine Einstellungen" -> "Abrechnung" einen Haken bei "Rechnung per E-Mail versenden?" setzen. Mit dem Button "Text Einstellen" können Sie den Inhalt der E-Mail verfassen. Es können auch Platzhalter verwendet werden.

Rechnung erstellen und per E-Mail senden

Man erstellt die Rechnung wie bisher. Die Rechnungen gehen als Vorschau auch weiterhin im PDF-Viewer auf. Damit man die Gelegenheit hat, die Rechnungen zu prüfen.

Ist die neue Einstellung aktiv, geht folgende Maske auf.

Wenn man also den Versand über "Versenden"anstößt, dann werden die Rechnungen versandt . Ist der Versand erfolgreich kommt eine Meldung "Der Rechnungsversand wurde erfolgreich abgeschlossen.".

Tritt hingegen eine Fehler auf, kommt eine Meldung mit einem Klick auf "Anzeigen" geht ein Protokoll auf in dem die Abrechnungen aufgeführt werden, bei denen keine oder eine fehlerhafte E-Mail hinterlegt wurde.

Nachdem die E-Mails versendet wurden öffnet sich die Abrechnungsüberischt.

Dort wird durch den Haken "E-Mail?" angezeigt, ob eine E-Mail versendet wurde.

Absender der E-Mail

Der Absender der E-Mail wird von Tau-Office gesetzt.

1. E-Mail aus "Optionen" -> "Allgemeine Einstellungen" -> "Eigene Adresse"

2. ist (1) nicht gesetzt, dann die berufliche E-Mail des angemeldeten Betreuers

3. ist (2) auch nicht gesetzt, dann der Standard noreply@tau-office.de

Empfänger der E-Mail

Die Empfänger-E-Mail ist in der Faktuarart hinterlegt und wird durch die AbrechnungsEngine in die Steuerdatei übertragen.

Die Empfänger E-Mail ist hier nur eine Anzeige. Sie wird jedes Mal wenn abgerechnet wird automatisch bestimmt:

- Wenn es sich um den Klienten handelt, dann wird die "Rech. E-Mail", die beim Klienten im Register "Rechnungsanschrift" hinterlegt ist genommen

- Wenn es sich um eine Adresse handelt, dann wird die "Rech. E-Mail", die im Bereich "Buchhaltung" neu dazu gekommen ist genommen

Die neuen Felder sind auch in den Listengenerator "Adressmanager" und "Klienten" zu finden.

Rechnungshistorie

Der E-Mailversand wird in der Abrechnungsliste über die Rechnungshistorie dokumentiert. Diese Rechnungshistorie ist über Rechtsklick der jeweiligen Rechnung zu erreichen.

Es gibt die Stati "Rechnung erstellt" und "Rechnung versandt an ...". Nur wirklich versendete Rechnungen bekommen den Status "Rechnung versandt an ...".

Rechnungen stornieren

Per E-Mail versandte Rechnungen dürfen nicht zurückgenommen werden. Dazu gibt es ein neues Feld "E-Mail?", der die versendeten Rechnungen markiert.

Rechnungen erneut versenden

Es gibt die Möglichkeit, eine Rechnung erneut zu versenden. Dadurch wird nochmals die E-Mail versendet.