Dokumente - Verschlagwortung

Jedes Dokument (Word/PDF), welches in Tau-Office hinterlegt wird, ist mit der Funktion „Volltextsuche“ automatisch bei den Schlagwörtern hinterlegt. Geprüft wird die Häufigkeit eines Wortes im Dokument. Es müssen folgende Kriterien beachtet werden:

• Das Wort muss mindestens 5-mal vorkommen (Diese Häufigkeit ist einstellbar; jedoch mindestens 3-mal)
• Kommen weniger als 5 Worte 5-mal im Dokument vor, wird die Häufigkeit automatisch um 1 herabgesetzt. Die Untergrenze der Häufigkeit liegt auch hier bei 3-mal.

Durch den Consultant kann noch eingestellt werden:

• Die minimale Anzahl an Zeichen, die ein Wort haben muss, um berücksichtigt zu werden (Standard 4 Zeichen)
• Es sollen nur Substantive bei der Verschlagwortung berücksichtigt werden
• Die Blacklist, welche mit Wörtern hinterlegt werden kann, die grundsätzlich ignoriert werden sollen

Um die Verschlagwortung nutzen zu können, wird das Recht „Volltextsuche“ und „Dokumentensuche“ benötigt.

Sie können die Dokumentensuche in den Stammdaten über das Register „Tätigkeitsnachweis mit einem Rechtsklick und „Volltextsuche“ aufrufen.

Bei Suche kann ein Schlagwort eingegeben werden. Auf der linken Seite werden, in der Baumansicht, die Suchergebnisse der Häufigkeit entsprechend aufgelistet.

Es werden neben dem Dokument auch andere Registerkarten der Vorgangsdatenmaske durchsucht:

• Bemerkung
• Interne Dokumentation
• Dokument (Eigene Bemerkung)

Die gefundenen Ergebnisse werden in ein Ranking aufgelistet. Die Vorgänge mit den meisten Treffern werden an erster Stelle angezeigt.

Ranking:

Gefundene Schlagwörter in "Bemerkung (Vorgang)"
+ Gefundene Schlagwörter in "interne Dokumentation (Vorgang)"
+ Gefundene Schlagwörter in "Bemerkung (Dokument)"
+ Suchwort gefunden in „Tätigkeit“ (= 0 oder 1)
+ Suchwort gefunden in "Interner Name (Dokument)" (= 0 oder 1)
+ Suchwort gefunden in "Dateiname" (= 0 oder 1)
+ Gefundene Schlagwörter im Dokument
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= Gesamt Ranking

Hinweis
Die Suche nach einem Schlagwort kann sowohl über einen Klienten, als auch über alle Klienten erfolgen. Nutzen Sie dazu die Filtermöglichkeiten im dunkelblauen Balken.