Export – Kalender nach Outlook

In Tau-Office gibt es die Möglichkeit, die Tau-Office Kalender der Mitarbeiter, in ihre Outlook Kalender zu exportieren. Das Besondere ist, dass in Tau-Office ein Mitarbeiter festgelegt werden kann, der die Exportfunktion für alle Kalender der Mitarbeiter übernimmt.

Voraussetzung: Die Kalender der Mitarbeiter sind in Outlook mit entsprechenden Rechten freigegeben. In My-Tau-Office ist das Recht: Outlook Abgleich nötig. Die Zugriffsrechte können Sie definieren in der Startmaske unter „Rechte zum Anzeigen“. Dort wählen Sie „Outlook Abgleich“.

Für den Export gehen Sie in den Menüpunkt „Optionen“ -> „Optionen Mitarbeiterbezogen“ in das Register „Outlook“. Dort setzen Sie einen Haken bei „Termine abgleichen“ und anschließend bei „Kalender aller Kundenbetreuer exportieren“.

Sie können alle exportierbaren Kalender der Mitarbeiter sehen. Auf der rechten Seite bei „Ausschluss“ können Sie die Kalender ausschließen, die nicht exportiert werden sollen, indem Sie einen entsprechenden Haken setzen.

Bei „Termine exportieren von“ geben Sie den Zeitraum an, in welchem die Termine nach Outlook exportiert werden sollen. Die Termine die außerhalb dieses Zeitraum sind, bleiben in Outlook erhalten, werden aber auch nicht mehr angepasst!

Bei „Standardeinstellungen“ können Sie festlegen, welche Informationen aus Tau-Office an Outlook übergeben werden sollen. Mit „Schließen“ wird übernommen.

Im nächsten Schritt müssen die Tätigkeiten für den Export definiert werden. Nur diese werden nach Outlook übertragen. Öffnen Sie den Menüpunkt „Extras“ -> „Tätigkeiten definieren“. In der Spalte „Export“ haken Sie die entsprechenden Tätigkeiten an.

Um den Export auszuführen gehen Sie auf „Start“ -> „Synchronisieren“ -> „Termine exportieren“.

Nach dem erfolgreichem Export erscheint eine entsprechende Meldung, mit der Anzahl der exportierten Termine.