Postbox überarbeiten

Als erste Voraussetzung benötigen Sie den Tau-Server (tcSync). Beantragen Sie hierzu ein Angebot.

Die Postbox ist nun fachbereichsübergreifend und holt sich die Klientendaten aus dem Zentralmodul.

Es können PDF, TIFF und msg Dateien eingelesen werden. Sie können die Dokumente einem Klienten oder einem Mitarbeiter zuordnen.

Einstellen können Sie alles unter "Optionen" -> "Allgemeine Einstellungen" -> "PostBox".

Bei Dokumentenpfad sind die Einstellungen fachbereichsübergreifend. Hier geben Sie den Pfad an in dem Ihre gescannten Dokumente gespeichert werden.

Die Standradtätigkeit müssen Sie erst über "Extras" -> "Tätigkeiten definieren" anlegen, oder Sie wählen eine schon vorhandene. Als Berater wählen Sie den Standardberater, bei dem allgemeine Dokumente ankommen sollen. Dieser kann die Dokumente dann später richtig zuordnen.

Zu finden ist die PostBox unter "Fenster" -> "PostBox".

Links werden alle Dokumente angezeigt, die noch nicht eingelesen wurden. In der Mitte wird Ihnen eine Vorschau des Dokuments angezeigt. Nun können Sie wählen, an wen das Dokument gehen soll.

Zentrale Person:

Wählen Sie den Klienten aus. Es wird auch neben dem Klienten bei der Auswahl der Fachbereich angezeigt. Die restlichen Felder werden automatisch gefüllt.

Sie können das Datum verändern. Standardmäßig wird das aktuelle Datum vorgeschlagen.

Den Mitarbeiter können Sie auch ändern. Hier wird der Mitarbeiter eingetragen, der beim Klienten hinterlegt ist.

Dann schreiben Sie noch optional eine Bemerkung dazu und klicken den Button "Dokument erfassen".

Fachdienst:

Hier wählen Sie nur den Fachdienst aus. Der Rest wird gefüllt wie bei der zentralen Person.

Sobald Sie auf "Dokument erfassen" geklickt haben, werden die Daten für den Tau-Server bereitgestellt. Dieser verteilt die Dokumente in die entsprechenden Fachbereiche und an die richtigen Klienten.

Der Vorgang dauert je nach Einstellungen unterschiedlich lange. Ist der Vorgang abgeschlossen werden die Dokumente in Tau-Office mit der vorher angegebenen Tätigkeit angezeigt.

Bei einer zentralen Person sind die Dokumente direkt beim Klienten zu finden. Beim Fachdienst in der Startmaske mit dem Klienten "Allgemein".