Wie werden E-Mails von Klienten eingelesen?

Grundgedanke:

Ein Klient stellt eine Anfrage per E-Mail. Die Anfrage wird durch den Berater bequem per E-Mail beantwortet, der Berater muss die Antwort an den Klienten nicht ein zweites Mal in Tau-Office dokumentieren, sondern hat die Möglichkeit, die Antwort an den Klienten und in CC an Tau-Office zu schicken. Die E-Mail wird eingelesen und anhand der Empfängeradressen automatisch dem Klienten zugewiesen. Damit ist der Vorgang dokumentiert und kann abgeschlossen werden.

 

Wenn das Programm in der Stammdatenmaske das Register „Ansprechpartner“ besitzt, wird geprüft, ob bei einem Klienten die E-Mail Adresse in diesem Register hinterlegt wurde.

Hinweis:

E-Mail Adressen, die an einer anderen Stelle in der Stammdatenmaske hinterlegt wurden, werden nicht berücksichtigt.

 

Tau-Office vergleicht beim Einlesen die E-Mail-Adressen in den Zeilen „An“ und „Cc“. Wird die E-Mail an das Postfach weitergeleitet, vergleicht Tau-Office die E-Mail Adressen im E-Mail Text. Dabei werden die ersten fünf Zeilen berücksichtigt.

 

Sollte die E-Mail an mehrere Empfänger gehen, wird ausschließlich nach der E-Mail Adresse gesucht, die zuerst genannt wurde.

 

Beispiel:

Eine E-Mail geht an rocom@mustermail.de und xononet@mustermail.de.

Es wird nur auf die E-Mail rocom@mustermail.de geprüft. Alles andere wird vernachlässigt.

Die E-Mail wird dann automatisch dem entsprechenden Klienten zugewiesen. Sollte dies nicht möglich sein, wird sie als „Klientenunabhängig“ gespeichert und ist über die Startmaske und das Register „Wiedervorlage“ aufrufbar.

 

Unter dem Menü „Optionen“ -> „Allgemeine Einstellungen“ -> Register „E-Mail“ kann des Weiteren eingestellt werden, ob der Vorgang mit der eingelesenen E-Mail sofort den Status „Abgeschlossen“ haben soll.

Hinweis:

Es können nur Vorgänge abgeschlossen werden, die einem konkreten Klienten zugeordnet werden konnten. E Mails, die als „Allgemein“ oder „Klientenunabhängig“ eingelesen wurden, sind IMMER offen.